Ⅰ 企業內部審計部如何對設備管理進行審計
內部審計不僅可以幫助企業加強內部控制,改善經營管理,提高經濟效益,同樣,在企業建設項目控制工程成本中也可以發揮重要作用。浙江富春江通信集團有限公司審計部多年來對集團公司工程建設項目的審計實踐和成果也證實了這一點。
浙江富春江通信集團有限公司(以下簡稱「集團」)是一家國家大型信息製造企業,創立於1985年。集團順應國際潮流,謀求多元化發展。2000年以來,集團發展迅猛,每年新上項目投資數億元。為了有效地控制工程成本,集團專門設置了審計監督部門—集團審計部。2001年至2005年,通過對建設項目的內部控制審計,工程成本每年比預算下降約25%,大大降低了集團建設項目的支出費用,內部審計在控制工程成本中發揮了非常突出的作用。其具體做法如下:
一、配備專職審計人員,努力提高專業審計水平和職業素質,這是內部審計發揮重要作用的根本保證
2001年初,浙江富春江通信集團有限公司設立獨立的審計部,賦予了審計部較高的審計獨立性,在組織機構上為內部審計創造了良好的外部環境。審計部人員雖然不多,但知識結構搭配合理,工作效率高。有專業從事過中介審計的注冊會計師、造價工程師,也有專業從事建設工程項目管理的工程師,還有從事企業管理多年的企業管理人員,等等。內部審計人員除參加集團內部舉辦的業務學習外,審計部門還鼓勵他們參加行業管理部門舉辦的業務培訓和新知識學習,加強內部審計人員的誠實性、道德觀教育,提高審計人員的業務水平和工作勝任能力。
二、積極參與項目招投標全過程,為工程項目的過程式控制制和決算審計打好基礎
由於集團公司建設項目多,如果控制不嚴,工程項目投資浪費、工程質量低劣以及權錢交易的腐敗行為必然隨之而來。因此,如何使工程造價更加合理地確定和有效控制,減少投資決策失誤,如何發揮內部審計在工程項目建設過程中的最有效和最直接的監督,使其真正做到「事前控制、事中介入、事後把關」的全過程審計監督,就成為內部審計工作的迫切任務。
集團公司對投資項目的招投標非常重視,專門成立以集團董事長為組長的招投標領導小組,下設專門的招標辦公室,審計部參與項目招投標全過程。內部審計人員則重點審查以下幾個方面:
(一)設計方案招投標的審查。
1.審查設計單位是否具有相當資質等級,設計單位是否經過多家比較,設計結果是否符合國家建設主管部門制定的各項標准和可行性研究報告批復的規模、標准和要求;
2.競標方案是否經專家在三個以上方案中進行評議,並選擇最佳方案,是否按集團公司的審批許可權確定,審查是否存在專斷的現象和腐敗行為;
3.審查設計費是否按國家有關規定標准。
(二)工程施工招投標審查。
1.結合集團公司的實際情況,審查招投標工作是否符合招投標文件的有關規定。
2.檢查是否對施工隊伍的資質進行了審查,是否有施工隊伍資質審查報告以及施工單位相關的情況報告等。設備采購招標方面,檢查是否對製造商或供應商進行過詢查、考察和對比分析,審查考察分析報告等;
3.審查招投標工作是否符合工作程序和工作紀律,是否實行了迴避制度,有無存在各種關系的干預,是否存在泄漏標底的情況;
4.審查招投標過程中招投標的資料、會議記錄是否齊全;
5.審查施工總包方是否存在未經同意而層層轉包的現象。
審計部自成立至2005年底,共參與招投標268次,與預算價相比,共節約資金4600萬元,降低率達10%左右。審計部在參與招投標的基礎上,還不定期的對有關子公司的項目招標情況進行抽查,聽取匯報、查看資料、審查賬目,發現問題及時指出,並限期整改。審計部通過全程參與項目招投標過程,為工程項目的過程式控制制和決算審計打下了堅實的基礎。
三、組織參與工程建設過程式控制制,監督工程款項支付,控制工程實際造價。
審計部在參與建設項目過程式控制制中,主要開展下列工作:
(一)經濟合同的審查
經濟合同審計從立項開始,對合同項目的必要性、可行性及效益性,合同條款的合法性、嚴密性和准確性,當事人雙方的權利和義務關系的對等性進行全面審計,防止發生風險損失和簽訂不平等條約,防止合同條款不嚴密而產生合同糾紛。對於重大經濟合同,審計人員還直接參加合同招標、評標和議標,參與合同談判,進行同步把關。在合同簽訂後,在合同履行過程中進行跟蹤審計,檢查合同糾紛,提出處理意見和措施。在合同終結時監督合同的執行結果,核實違約責任,維護自身的合法權益。
(二)項目管理過程審查
管理過程審計應重點審查以下幾個問題:
1.審查超過一定規模的建設項目是否實行了監理制度,選擇監理單位是否採取了招標的辦法;
2.審查委託監理是否簽訂了委託監理合同,在工程的承包合同中是否明確了建設監理的許可權和責任,建設監理委託合同與承包合同對建設監理單位的許可權和責任的約定是否一致;
3.審查監督在各項工程施工過程中現場施工代表是否執行了現場監督的任務,是否制止了施工人員的違法違規行為;
4.監督檢查現場施工人員是否及時掌握施工進度和質量,是否按圖紙、規范施工,檢查施工單位使用材料、構件、設備的規格和質量是否符合規定。
自2004年下半年起,集團採取派駐形式,審計人員成為工程建設的參與者,熟悉情況,而且職能清晰,實施過程式控制制,及時有效地進行審計監督,大大提高了審計力度。
(三)工程款支付的監督審查
集團公司在資金支付方面對工程款支付有明確的規定,並且根據執行情況每年作相應調整,如2002年初制訂的《關於支出管理的若干規定》對項目工程款支付的規定程序是:
集團公司一切項目投資,由項目實施部門(或子公司)負責編制具體實施方案和項目預算,送集團投資發展部審核後,報總裁辦公會議審定。計劃內用款,由項目負責人按審批程序審批,並送投資發展部、審計部審核後,集團執行董事簽字付款;超計劃外用款,需按以上程序審批,並報總裁批准後支付。項目完工後,由項目實施部門(或子公司)編制項目投資決算,送投資發展部、審計部共同審核,報總裁辦公會議審定。
集團採取派駐形式後,對工程款支付程序進行了相應調整,即在審計部審核前由派駐人員先行簽署意見。由於內部審計注重對工程款支付的監督審查,幾年來沒有發生工程款超付現象,同時嚴格控制了工程的實際造價,發揮了內部審計應有的作用。
四、選擇好中介審計機構,內部審計全力配合,共同完成工程項目的決算審計工作
工程竣工決算審計是合理確定工程造價,控制建設資金實際支出,檢查高估冒算的重要環節。審計部對中介機構的選擇非常重視,對於1000萬元以上項目的決算審計,都要通過招標選擇中介審計機構進行審計。
審計部對中介審計機構的選擇程序為:
一是對外發布工程審計招標信息;
二是進行投標開標,確定審計入圍中介機構2-3家;
三是對入圍審計中介機構進行考察;
四是根據考察情況向董事會提交報告(含建議);
五是由董事會確定審計單位,內部審計配合進入工程審計階段。
內部審計配合中介審計機構進行工程竣工決算審計時,重點審查以下幾個方面的內容:
1.竣工決算編制的依據。
2.項目概算預算的執行情況。
3.設計變更是否經過有關人員批准簽證;
4.依據竣工圖紙審核工程量計算是否真實、正確;
5.審核所列各分項工程有無錯套定額、高估冒算現象;
6.依據結算匯編的規定,審查各項取費是否正確。
7.審核材料的價格、用量是否真實、合理。
8.檢查是否按規定管好用好質保金。
由於有內部審計人員的全力配合,經審計部精心選聘的中介機構的嚴格審計,幾年來,集團項目決算審計工作成效顯著,審計核減率達到20%左右。值得一提的是,2005年度集團兩大工程項目的審計成效突出,其中:永通信息廣場項目中僅主項目就核減了750萬元,核減率為16.9%;下屬子公司浙江富春江環保熱電有限公司二標段核減了699萬元,核減率為21.99%。這些成績的取得,傾注了內部審計人員的心血和汗水,也充分體現了內部審計工作的重要性。
由此可見,加強內部審計在工程建設項目中的全面審查,不僅可以為集團節約大量資金,降低工程造價,使資金得到更加合理的利用,並且可以有效地杜絕或減少腐敗現象,為集團公司的快速、健康發展發揮內部審計獨特的作用。
Ⅱ 內審的時候,查設備部,設備完好率,會查哪些資料
一是查資料看歷史維修情況,二是看現場了解目前完好情況。你沒專有相關記錄,現場設備如果屬都修好,單說設備完好率,你說個100%,他們也沒有證據呀。一般這種審核是分資料管理、台帳記錄和實際情況幾個方面綜合考評的。一般需要准備的有:
1、設備檔案
2、巡檢記錄
3、維修保養台帳
4、設備運行台帳
5、維保合同及合同執行記錄
6、月度、季度設備維修保養匯總表
7、月度、季度材料消耗匯總表
通過以上資料的檢查,就可以計算出設備管理的相關考核指標及設備完好率,就可以對設備部管理情況進行一個簡單的評估。
Ⅲ 內審員審核的檢查方法有哪些
內審員審核的檢查方法:問、聽、查、看。具體說:問就是詢問受審核對象,聽就是聆聽受審核對象的回答,查就是檢查現場的記錄等證據,看就是看現場的實際情況,如5S、設備現狀、人員操作方法等。
內審員:全稱叫內部質量管理體系審核員,通常由既精通ISO9000國際標准又熟悉本企業管理狀況的人員擔任。按照ISO9000標準的要求,凡是推行ISO9000的組織每年都要進行一定頻次的內部質量管理體系審核,內部質量體系審核由經過培訓的有資格的內審員來執行審核任務。所以,凡是推行ISO9000的組織,通常都需要培養一批內審員。內審員可以由各部門人員兼職擔任。
ISO內審員是指經過ISO標准要求培訓並考核合格取得了內部質量管理體系審核的一種資格,一般由國家認監委認可的有ISO相關體系咨詢資質的機構培訓並考核,合格者才可以擔任。它只適用於企業(單位)的內部審核,熟悉企業運轉流程及管理職責許可權,可以勝任質量管理體系對企業本身自我完善、自我管理的一項基本手段和要求,擔任的是內部管理評審,查漏,監督,以及提出整改方案的職責。
相對於內審員的是國家注冊審核員。一般這種資格要經過更為嚴格的培訓考試和實習期,也就是累計審核時間達到一定數量。而且需掛在具有國家認可委認可的具備認證資格的認證機構,可分為兼職和專職。
一般企業進行體系認證,先組織內審員對自己的企業進行審核,以確定體系運行是否有效,對審核中發現的不合格、薄弱環節進行整改,再由認證機構派出審核組對企業進行審核,從而獲得認證資格。