儀器設備檔案卷內目錄怎麼做

Ⅰ 如何做檔案目錄

下面將會介紹一下檔案目錄應該如何做，而且什麼是檔案目錄？利用「插入/引用/索引和目錄」命令可以達到目的。

注意：
使用上述功能前，首先要把用成目錄的小標題設置樣式。

樣式設置方法：
依次選中作為目錄的標題，在「格式」工具欄左側的「樣式」列表中點擊「標題1」、「標題2」、「標題3」。
如果只是查找文檔收集情況回,只要把收集的文檔標題設置為「標題1」即可。
檔案目錄是檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成並按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。基本簡介
檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成並按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工製作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式。卡片式目錄是把文件或案卷的內容和形式特徵記錄在卡片上，按一定規則組合排列而成，是一種離散式目錄載體；書本式目錄是將文件或案卷的內容和形式特徵著錄成條目，按一定規則組合排列並書寫或復印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機檢目錄是藉助於電子計算機等機械設備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機讀和縮微兩種形式。機讀目錄是把記錄文件或案卷特徵的文字、圖形、數字和符號轉換成機器可以識別的代碼輸入計算機，以特定的格式存儲於計算機磁帶、磁鼓或磁碟上，檢索時經過特定的程序轉換成文字並編製成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接列印成各種目錄；縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時藉助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。

分類介紹
在中國的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。

Ⅱ 檔案設備資料的卷內目錄怎麼做格式與科技檔案的一樣嗎

設備檔案的卷內目錄包括以下幾個項目：
序號
文件編號
責任者
文
件
材
料
題
名
日期
頁號
備注
如果需要卷內目錄的實樣，可以到檔案論壇發個貼子，我幫你傳一個

Ⅲ 怎麼填寫儀器設備技術檔案

一個單位的檔案應該首先從分類開始，檔案的整理就是不斷地分類和編號。單位整理檔案應該從當地的國家檔案館購買，而不應該從什麼計量協會購買。所有單位的檔案均需使用有各級各類的國家檔案館監制的檔案用品，如檔案盒、檔案袋、檔案目錄（如：設備檔案文件目錄、設備檔案案卷目錄、科技檔案分類目錄、設備檔案總目錄等），沒有聽說過什麼「檔案簿」。

以下是設備檔案分類、組卷的整理要點，分別敘述如下：

一、單位所有檔案的分類
首先應該編寫一個單位檔案的分類標准。即你們單位的檔案分為幾個一級大類幾個二級類別和三、四級類別。如一級類檔案，可以分為文書類檔案（指單位日常工作產生的文字性檔案）、科技類檔案、財會類檔案、聲像類檔案等。科技類檔案的二級類里，可以分為設備儀器類檔案、科研課題檔案、產品類檔案、基建工程檔案。設備儀器類檔案的三級類里可以按設備使用性質分類。如計算機（台式機、筆記本、上網本）、辦公設備（會議桌、辦公桌、書櫃、檔案櫃、辦公座椅等）等等
一般來說，三級或四級類就可以組成卷了。

二、設備檔案分類方法（可以選擇適合你們單位的一種進行分類）
1. 「使用性質——型號」分類法
2. 「工序——型號」分類法
3. 「車間——使用性質」分類法
4. 「使用性質」分類法
5. 不分類直接組卷

三、組卷要求
（一）組卷的含義：組卷，就是把一組有聯系的文件，以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達一個相對獨立的概念，以便於保管、保密和利用。
（二）組卷具體要求
1. 一卷就是一組有密切聯系的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。
2. 每一卷都表達一個相對獨立的概念，不要一個概念（案卷標題）多個卷，卷與卷之間應當從題名到內容都是全異的關系。
3. 卷厚適度。一般不超過40mm。
4. 案卷內不應有重份文件。
5. 價值（保管期限）大體相同。設備檔案的保管期限一般為長期或定期。要根據設備儀器的使用壽命來定。

四、設備檔案組卷方法
（1）大型設備按結構組卷：即按設備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。
（2）普通設備儀器按單台組卷：即1台1卷。
（3）小型設備儀器可酌情合並組卷：即2—3台組1卷。

五、卷內文件排列
（一）概念
卷內文件排列，就是按照文件的形成規律和必然聯系，系統的、有規則的進行排放，固定每份文件在卷內的恰當位置。
（二）設備文件排列方法
設備儀器檔案的組卷：按依據性材料、設備開箱驗收、設備安裝調試、設備運行維修、隨機圖樣或圖紙、說明書等。隨機圖樣如果是大張的圖紙，可以單獨組卷。
（三）卷內文字材料可參考文書檔案排列：
1. 整體上按時間（工作程序進度）。
2. 正文在前、底稿在後。
3. 正文在前、附件在後。
4. 批復在前、請示在後。
5. 原件在前、復印件在後。
6. 裝訂成本、印刷成冊的材料一般不用拆散重新排列。

六、設備檔案標題擬寫方法
型號+設備儀器名稱+文件名稱

例：XX型B超儀訂貨合同、合格證、說明書、開箱單
型號 名稱 文件名稱

七、卷內文件目錄填寫

序號 文件編號 責任者 文件材料題名 日期 頁號 備注
1 SB－1 XX科 XX型B超儀訂貨合同 20140506 1
（SB是設備的首字母）（這里不能畫出線段，所以只寫出文字）
1. 序號：即順序號。序號的給定是以一份文件或一張圖紙為單位。
（1）其中列印件與底稿，主件與附件，原件與復印件均為一份文件，給一個順序號。
（2）請示與批復視為2份文件，各編各的號（若批復不另行文，只在原請示件上批示意見的，仍做為一份文件，編一個號，但需要在題名填寫時體現出批示）。
2. 文件編號
（1）文件編號：如，請示、批復，文件編號填寫發文號。
（2）圖紙編號：填圖號，例「建施-1」，「結施01」「水施03」 ，。
（3）許可證：填證號。
3. 責任者：
（1）以落款蓋章或簽名為准，填寫文件的直接形成單位和個人；
（2）有兩個以上責任者時，盡量都填上，太多時，選擇兩個主要責任者，其餘用「等」代替。
（3）竣工圖的責任者填寫竣工圖章上的施工單位。
（4）責任者可填寫規范通用的簡稱。
4. 文件材料題名：即文件標題或圖紙的全稱。
5. 日期：文件或圖紙的形成日期。格式為20020612（8位數）。
6. 頁號：填每份文件的首尾號。
說明：（1）圖紙有圖樣目錄時，仍要編制《卷內文件目錄》，原圖紙目錄要作為卷內一份文件編頁號登入目錄；若該套圖紙需要組成幾卷，圖紙目錄放在第一卷內。
（2）卷內文件目錄排在卷內文件首頁之前。
八、填寫卷內備考表
（一）說明
包括以下內容：
1、標明卷內文件的件數與頁數；
2、說明卷內文件殘缺破損情況（無者不寫）；
3、填寫立卷人、檢查人姓名及日期，日期為立卷的完成時間。
（二）互見號
填寫反映同一內容而載體不同另行保管的檔案的檔號，該檔號後應註明載體形式並用括弧括起。
九、填寫案卷封面
1.檔號：後面講。
2.檔案館號：不填。
3.案卷題名：填寫已擬寫好的案卷題名。
4.立卷單位：哪個單位組卷就填哪個單位
5.起止日期：填寫卷內文件形成的起止日期，只填年、月。
6.保管期限：①填寫劃定的永久、長期、短期；②卷內檔案材料有兩種以上保管期限時，應從長劃定。
7.密級：根據已劃定的密級填、沒有則不填，特殊情況請示有關領導再填。

十、案卷裝訂
（一）拆掉金屬物。
（二）科技檔案可採用裝訂和不裝訂兩種形式。
1. 裝訂方法：
（1）用棉線三孔一線（8字裝訂法）
（2）圖紙折疊。
①按A4圖紙大小折疊成手風琴式；
②內的圖紙左側要留出裝訂邊30mm；
②折疊圖紙時注意正面朝內，圖簽外露，以保護圖紙免受磨損並便於查看利用。
（3）圖紙裝訂要加墊紙板並包脊背。
2. 裝訂（不裝訂）：
（1）卷內文字材料，要以份（件）為單位，用線裝訂。
（2）卷內圖紙要折疊成手風琴式A4大小的統一幅面，不留裝訂邊。
（3）卷內的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角空白處加蓋檔號章，式樣為：

檔 號 序 號
SB3-1 1-001
（這里不能畫出線段，所以只寫出文字）
3、對破損、小於A4規格的文字材料要修復與托裱，裝訂線外有字跡的要加邊。

十一、編制檢案工具
科技檔案常用的是《科技檔案分類目錄》、《總目錄》。
（一）《科技檔案分類目錄》式樣如下：

序號 檔號 案卷標題 立卷單位 日期 期限 張(頁)數 備注
XX SB3-1 計算機類檔案 設備處 20140506 短期 150
（這里不能畫出線段，所以只寫出文字）
（二）《檔案總目錄》
1. 打破大類中二級類目及以下類目（即小類）的類別界限，以歸檔時間的先後作為登記入冊的前後順序。
2. 以打破年度的大流水號為登記的順序號。
謝謝採納為滿意答案。

Ⅳ 檔案歸檔 目錄號 怎麼編制

應根據全宗內檔案整理狀況設置；可按不同時間，不同組織機構等進行設置。

案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織機構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。

第一案卷目錄所含案卷數量以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。

(4)儀器設備檔案卷內目錄怎麼做擴展閱讀：

檔案歸檔的相關要求規定：

1、歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

2、歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

Ⅳ EXCEL表格中怎麼製作工程資料卷內目錄

打開EXCEL,增加一個工作表，名為目錄，按ALT+F11,打開VBA，雙擊目錄工作表，將下列代碼復制進去。
Sub 序號目錄鏈接()
Application.ScreenUpdating = False
Dim sht As Worksheet, irow As Integer, i%
i = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Rows.Count
Range("a2:b" & i).Clear
irow = 2 '在第2行寫入第一條記錄
For Each sht In Worksheets '遍歷工作表
Cells(irow + 1, "A").Value = irow - 1 '寫入序號
'寫入工作表名，並建立超鏈接
ActiveSheet.Hyperlinks.Add Anchor:=Cells(irow, "B"), Address:="", _
SubAddress:="'" & sht.Name & "'!A1", TextToDisplay:=sht.Name
'向工作表中添加一個超鏈接對象(hyperlinks),其中Anchor指定建立超鏈接的位置,address參數者指定超鏈接的地址,
'subaddress參數為超鏈接的子地址,texttodisplay參數指定要顯示的超鏈接的文本
irow = irow + 1 '行號加1
Next
Range("a" & i).Delete
Application.ScreenUpdating = False
End Sub

Ⅵ 文書檔案盒中的卷內目錄怎麼填寫

卷內目錄填寫

一、你要做個目錄表（目錄表中必須有：文件名稱或內容、文件編碼、文件形成的部門、時間、序號等）

二、將檔案盒中的資料按份數編好序號編碼；

三、按序號順序填寫目錄表的「文件名稱或內容、文件編碼、文件形成的部門、時間、序號」等。

1、卷內目錄中的文件名稱，是填寫卷內每個文件的名稱；

2、文件再多也要逐一填寫；

3、沒有文件編號的如果要歸檔的肯定要填寫，比如會議紀要，都是以後可能要備查的，所以必須填寫；

4、責任單位是發文單位，多個單位聯合發文的，要填寫聯合發文的全部單位；

5、文件填寫日期必須是發文日期，這必須真實填寫。

6、歸檔日期只是整理文件案卷的日期，是根據整理日期變化的。

7、同一事件的請示、批復放在一起歸檔，如果跨年度就以批復的年度為准。

如2012年的請示，2013年才批復，則請示、批復存放在2013年度。2013年寫的2012年的工作總結，放在2012年度。2012年制定的2013年度的工作計劃，放在2013年度。

Ⅶ 誰能給我一份物資檔案管理辦法的稿子啊！拜託大家 ！我想有個參考

陝西理工學院陝西省資源生物重點實驗室
儀器、設備檔案管理辦法

第一條 儀器設備檔案是實驗室檔案的重要組成部分。儀器設備作為固定資產管理的性質，使儀器設備檔案的管理形成了自己的特點，可以獨立地形成一個體系。為建立健全本實驗室物資檔案管理工作，充分發揮物資檔案在科研教學工作中的重要作用，特製訂此管理辦法。
第二條 一般情況下，凡是作為固定資產管理的儀器、設備，在其可行性論證、購置、調試、運行、維修、報廢、轉移等全部活動中形成的具有備考利用價值的文字、圖紙、聲像等不同載體的文件材料，以及隨機文件資料均屬於儀器設備檔案。
第三條 儀器、設備檔案的具體內容如下：
l、儀器、設備申購報告，可行性分析或論證報告，本單位的請
示及設備管理部門意見和上級有關批復。
2、設備訂購合同和洽談紀要、記錄。
3、設備開箱記錄及裝箱單。
4、設備安裝、調試記錄和雙方移交文件、保修單、驗收報告及文件材料。
5、設備說明書、圖紙及隨機文件資料。
6、設備使用、檢修、故障、事故記錄，重大事故調查分析及處理意見，設備技術改造及開發過程中形成的技術文件材料等。
第四條 考察文件資料是否應該歸檔，關鍵在於文件本身是否具有備考利用價值。因此在確定歸檔范圍時，應根據實際情況的變化具體地分析，有價值的一定要歸檔。
第五條 實驗室儀器設備的檔案實行統一管理，由實驗室和分室共同保管，各分室儀器設備檔案資料的管理職責是：
（l）負責儀器設備的檔案的收集、整理、立卷、檢查等工作。
（2）掌握了解儀器設備的動態信息。
（3）督促儀器設備使用者做好各種儀器設備技術資料的填
寫、積累等工作。
實驗室負責保管萬元以上儀器設備檔案原件，分室留存復印件。
第六條儀器設備檔案的保管期限（見附表）。
第七條立卷歸檔的要求：
1、凡屬建檔的儀器設備，一律按歸檔范圍及自然形成的先後順序立卷，填寫卷內目錄，備考表及檔案編號。
2、凡屬儀器設備的隨機資料，應將原件存檔。復制本隨機使用。若復制確困難，經實驗室立卷、分室辦理檔案借閱手續後，由分室負責保管。實驗室建立檔案的借閱制度。
3、凡歸檔的文件材料，要字跡工整、圖樣清晰。文字不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，以利長期保存。
4、在本辦法實施前購置的屬建檔范圍的儀器設備應按本辦法補充建檔。
第八條儀器設備的調撥、報廢時應隨同該儀器設備的檔案資料一同移交。
第九條本辦法自公布之日起執行。
附件：各種儀器設備檔案的保管期限

Ⅷ 檔案管理目錄怎麼編呢

一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字元形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，並具有統計監督作用。檔案的編制應遵循以下原則：

1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩定性原則；4、擴充性原則；5、簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據《檔號編制規則》的規定，檔號結構分為三種。《歸檔文件整理規則》頒布實施後，又出現了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1、全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，後三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。

2、案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識，應根據全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置。

3、類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。

4、項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5、案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

6、件號的編制方法

件號用阿拉伯數字標識，不應有空號。件號的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單位裝訂編號，每個案卷的卷內文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7、頁（張）號編制方法

頁（張）號用阿拉伯數字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特徵並按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統計和檢查的重要依據。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用於案卷數量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多採用第二種。

Ⅸ 檔案卷內目錄必須手添嗎

是的。
卷內目錄，在卷首按卷內文件排列順序逐份登記文件基本內容的表格。卷內目錄便於對卷內文件進行查閱和統計。項目有順序號，收發文件號，文件作者，文件標題，文件所在頁號，備注等。卷內目錄可以一式二份，一份作為案卷首頁，另一份可填寫上案卷標題，按案卷排列的順序集中起來，裝訂成冊，作為一種檢索工具。