儀器設備檔案管理包括什麼

A. 設備檔案如何管理

設備檔案管理流程：
一、采購設備的檔案管理
1、計劃、選購階段
（1） 用戶申請，可行性方案論證報告；
（2） 購買儀器設備的審批文件；
（3） 協議、合同；
（4） 意向書、訂購貨通知單；
（5） 重要來往函件、電文；
（6） 談判備忘錄、附錄、附件。
2、開箱驗收階段
（1） 裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單；
（2） 圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標准、隨機備件圖冊；
（3） 開箱檢驗記錄、商檢及索賠文件；
（4） 運單、發票。
3、安裝、調試階段
（1） 安裝調試計劃；
（2） 安裝基礎圖、電氣接線圖、安裝工藝規程；
（3） 試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；
（4） 存在問題及處理意見；
（5） 安裝調試技術總結報告、驗收報告；
（6） 計算機和測量機還包括軟體、硬體部分的文件材料；
（7） 培訓材料。
4、運行及維護修理階段
（1） 設備儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；
（2） 設備儀器維護保養和安全技術操作規程；
（3） 履歷本、運行記錄；
（4） 設備儀器保養情況記錄；
（5） 設備儀器檢查、普查記錄；
（6） 設備儀器大、中修記錄、總結、鑒定書；
（7） 大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；
（8） 設備儀器事故分析、記錄及處理結果報告。
5、改造、更新階段
（1） 合理化建議及處理結果；
（2） 設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復；
（3） 改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件；
（4） 設備儀器報廢技術鑒定書，請示及批復文件；
（5） 技術鑒定及成果申報獎勵文件。
二、 自製設備的檔案管理
1、方案論證及設計階段
（1） 設備任務書、協議、合同；
（2） 調研報告、可行性方案論證報告；
（3） 有關問題的請示及批復；
（4） 計算文件、試驗文件、圖樣
（5） 技術條件、技術說明書、設計技術總結。
2、製造加工階段
（1） 工藝規程、工藝說明書；
（2） 重要的工藝裝備圖紙及說明書；
（3） 重要零、組件超差、代料單；
（4） 工藝總結。
3、安裝調試及鑒定驗收階段
（1） 安裝、調試計劃
（2） 安裝基礎圖，電氣接線圖、安裝工藝規程；
（3） 試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；
（4） 存在問題及處理意見；
（5） 安裝、調試技術總結報告、驗收報告；
（6） 計算機和測量機還包括軟體、硬體部分的文件材料；
（7） 培訓材料；
（8） 技術鑒定及審批文件；
（9） 成果申報及獎勵文件；
（10）使用維護說明書、操作規程。
4、運行及維護修理階段
（1）設備儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；
（2） 設備儀器維護保養和安全技術操作規程；
（3） 運行記錄；
（4）設備儀器保養情況記錄；
（5） 設備儀器檢查普查記錄；
（6）設備儀器大、中修記錄、總結、鑒定書；
（7） 大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；
（8）設備儀器事故分析、記錄及處理結果報告。
5、改造及更新階段
（1）合理化建議及處理結果；
（2） 設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復；
（3）改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件；
（4） 設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件；
（5）技術鑒定及成果申報獎勵文件。
三、設備檔案的管理和利用
1、 設備檔案的管理，必須堅持集中統一思想管理的原則，確保設備檔案完整、准確、系統和安全。所有設備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對於只有一套的設備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復印。
2、 各儀器、設備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥櫃，有專人負責，對於不具備以上條件的，設備檔案仍由檔案室保管。
3、 設備檔案應進行科學系統的整理、分類、編目、建賬。
4、 檔案的借閱要履行一定的手續。校檔案室保管的設備檔案憑工作證借閱，秘密級以上的經該設備使用單位負責人同意後，辦理借出登記手續後，方可借閱。一般情況下，借閱時間不得超過兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時交檔案人員當面點清。
5、 使用單位保管的檔案借閱時也應辦理登記手續，以便管理。
6、 對於關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用單位復印。
7、 儀器、設備報廢後，采購設備的檔案也要鑒定銷毀，自製設備的檔案由校檔案室長期保管。

B. 設備設施的檔案應包含哪些內容

不知道你的儀器打算做什麼檔案？技術檔案，設備檢修台賬？技術檔案：包括進廠專日期屬，生產廠家，驗收標准，驗收是否合適，驗收人，還包括設備的一些技術數據。設備檢修台賬：檢修日期、工作內容、負責人、技術數據、故障統計，各零部件的數據及材質，生產廠家等

C. 精密儀器檔案應該有什麼內容

一、單價或成套設備總價在10萬元（以人民幣計）以上的儀器設備（或單價雖少於10萬元，但為較精密稀缺的儀器設備）。
二、大型精密儀器設備都要建立技術檔案。主要內容包括：儀器申請報表、訂貨卡、認購報價單、合同付本、裝箱單、發票付本開箱驗收記錄，驗收報告（包括外商驗收文件）索賠記錄，儀器出廠產品說明書及翻譯稿，以及操作規程、管理使用記錄（使用記錄必須認真填寫年終檢查時作為檢查效益考核評估的依據，維修記錄和最後的報損報廢記錄等）。說明書有兩份以上的，一份隨機，其餘歸檔，合格證、圖紙等所有隨機資料均應登記。《檔案》填寫一式兩份，一份隨機，由設備使用管理人員管理，一份交實驗室管理科統一管理。
三、大型精密儀器設備技術檔案編號，採用設備編號和檔案編號相結合的統一編號。
四、對調出校外，批准報廢或調價後不足大型精密儀器設備標準的應撤銷檔案或隨機調出。
五、技術檔案管理人員，應保證檔案材料完整無缺，方便使用。

D. 簡述儀器設備管理資料包括哪些

儀器設備管理系統內容包括：
1、緒論
1。1系統開發的背景
目前國內有些小內儀器設備自動化管容理水平不是很高。大多數儀器設備管理辦法是儀器設備采購進來以後，將儀器設備的基本情況和相關信息登記存檔，然後將檔案存檔。
以後檔案基本就沒人維護，如儀器設備位置變遷、檢修情況、儀器設備當前運行狀態等信息根本不會體現在儀器設備台帳上，即儀器設備跟蹤信息不能及時體現在儀器設備檔案上。
本信息系統的儀器設備管理思想並結有關儀器設備管理現狀，可以完全能滿足國內有些儀器設備管理的需要。

E. 什麼是設備檔案，有哪些管理范圍

所謂設備檔案，是指設備從規劃、設計、製造、安裝、調試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。至於設備說明書、設計圖紙、圖冊、底圖、維修操作規程、典型檢修工藝文件等資料，通常是作為設備的技術資料由設備資料室或管理部門保管和復制供應，均不納入設備檔案管理。
設備檔案是企業檔案的重要組成部分，也是設備管理工作的重要組成部分。設備的正常運行及維護保養是設備管理工作的基本任務，設備檔案管理工作為這一基本任務順利、經濟的實現提供了基本技術支持。
設備檔案一般包括設備前期及設備投產後兩個時期積累的資料。
一、設備前期的主要資料
1、市場調研，設備選型和技術、經濟論證。
2、設備購置合同（副本）。
3、購置技術、經濟分析評價。
4、自製專用設備設計任務書和鑒定書。
5、檢驗合格證及相關附件。
6、設備裝箱單及設備開箱檢驗記錄（包括隨機備件、附件、工具及文件資料等）。
7、進口設備索賠資料（復印件）。
8、設備安裝調試記錄、精度檢驗記錄和驗收移交書。對於特種設備的安裝，還要有安裝單位應具備的資質證書等。
二、設備投產後的主要資料
1、設備登記卡片。
2、設備使用初期管理記錄。
3、開動機台的記錄。
4、使用單位變動情況記錄。
5、設備故障分析報告。
6、設備事故報告。
7、定期檢查和監測記錄。
8、定期維護和檢修記錄。
9、大修任務書與竣工驗收記錄。
10、設備改裝和改造記錄。
11、設備封存（啟用）單。
12、修理、改造費用記錄。
13、設備報廢記錄。
14、其他。

F. 設備檔案包括哪些具體的內容

技術資料包括儀器設備的技術證明書、使用說明書、以及由生產商或供貨商提供的其他技術資料。 特種設備使用單位應當建立特種設備安全技術檔案。安全技術檔案應當包括以下內容：

（一）特種設備的設計文件、製造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；

（二）特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；

（三）特種設備的日常使用狀況記錄；

（四）特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄；

（五）特種設備運行故障和事故記錄。

G. 實驗室儀器設備檔案里有什麼

設備檔案一般包含：設備購置合同（副本）；檢驗合格證及相關附件；設內備裝箱單及容設備開箱檢驗記錄（包括隨機備件、附件、工具及文件資料等）；設備事故報告；定期檢查和監測記錄；設備報廢記錄；設備名稱、規格、型號、主要數據和性能）。
希望可以幫到你，謝謝！

H. 淺談如何做好儀器設備檔案管理

@@通過這兩年從事儀器設備檔案管理工作，我對檔案工作的重要性有了進一步了解和把握，之前我對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，我認為檔案管理工作可有可無，因為以前檔案從來沒有專人管理，許多儀器設備都沒有建檔，丟失了、損壞了也無從查起，現在我才明白，做好檔案管理工作是單位健康發展的需要，檔案管理工作是本單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案不僅記載著這個單位發展過程，還在向社會各方面展示著單位的經營狀況和經營成果。作為一名檔案管理人員，必須要熱愛本職工作，工作責任心要強、一定要認真做好新進設備的及時建檔，還要及時將所有準用儀器設備資料進行收集歸檔，為領導適時調整經營策略提供准確依據，還要掌握用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理。所以作為檔案管理人員還要不斷學習新的知識掌握新信息，來改變檔案管理工作的及時和靈活性，科學合理的管理檔案優化管理機制，提高檔案管理工作能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化。

I. 實驗室儀器設備管理的要點有哪些

為了解決實驗室設備管理中存在的使用人員對設備疏於養護，重使用、輕保養、缺維修檔案的問題，今天的內容主要對檢驗機構實驗室儀器設備從采購到使用維護等方面的內容進行介紹，希望能對檢測實驗室設備管理提供一些參考建議。

試驗設備是開展質量檢測的物質基礎之一。本文從設備采購期間的選型論證，到設備使用期間的養護維修兩方面的角度，介紹了實驗室儀器設備的管理與維護。

檢測試驗設備的特點

1.科技含量高，結構復雜

隨著國家對產品質量要求的不斷提高，檢測技術也飛速發展，先進的儀器設備不斷涌現，老設備不斷升級、換代；同時，現代試驗技術正在向著多學科交叉滲透、多學科智能密集型方向發展。許多大型精密儀器設備是化學、機械、電子、光學、生物、計算機等多學科智能的集中體現，如氣質聯用儀、原子吸收光譜儀等。。。

2.品種多、數量大

如，各種超聲振盪儀、真空乾燥箱、紫外可見分光光度計、光學顯微鏡、天平等。。。這類儀器單價低、品種多、數量大，適合基礎檢測任務，頻繁使用導致老化，會給維修人員帶來很大的工作量，難以及時修復，從而，影響檢測。專業檢測設備和大型精密儀器設備台數少，但品種多，單價高，使用者需參加儀器廠商培訓及檢測操作上崗培訓，發生故障，只依靠本單位內的維修力量難以修復，必須聯系廠家進行處理，這樣勢必造成維修周期長，維修價格高，延誤檢測任務的完成。。。

主要存在的問題

1.設備疏於養護

大多數化學檢測設備都屬於精密儀器，不但要求試驗操作人員會使用，還要了解儀器的基本原理、使用注意事項、儀器的存放環境，這樣儀器的故障率才會減少[1]，例如，紡織實驗室常見的單紗強力機、做剝離頂破試驗使用的萬能材料試驗機，機械部分的絲杠需經常上油保養，但在實際使用中，往往因為使用頻率不高，疏於保養，還有大量使用的光學儀器紫外-可見分光光度計屬於光學精密儀器，光學鏡片定位精準，存放環境要防塵防震防潮，對環境的要求保持室溫15℃～35℃，無直射光，無強烈的震動或連續不斷的微震動，無強磁場，相對濕度40%～80%，無腐蝕性氣體，無引起紫外吸收的有機、無機氣體，少灰塵。如果光學儀器存放在一般實驗室，在潮濕的環境下，鏡面受潮而霉變。在有的實驗室，存在將光學分析儀器靠近離心機或振盪器等設備，以便操作人員在離心程序後，樣品即可進行光學分析，但是光學分析儀器長期在高速運轉的儀器旁，鏡片可能會被震掉或震碎。在維修過程中，發現諸如此類問題較多，儀器管理稍不重視[2]，對檢測試驗帶來較大的影響，加大了維修人員的工作量及維修經費。

2.儀器缺維修檔案

試驗儀器在購置、安裝、驗收後進行正常使用，都要將相關材料歸類進檔，建立儀器檔案。檔案主要包括合同、使用說明書等技術資料，設備到達相應的院系後即應有相應的儀器使用記錄、保養記錄、維修記錄，但是，有時會形成「重購置，輕維修；重使用，輕管理」，對於使用保養和維修記錄不夠重視。例如，超聲振盪儀器在實驗室用得較多，在維修中發現，由於保養不當，操作者在使用後，未及時擦乾濺出的水或化學葯物，腐蝕儀器的電路板，從而造成整個電路板更換，既延長了維修時間，又耽誤了使用，增加了費用。很多儀器維修過，因為維修時間緊，任務又多，往往疏於對維修進行記錄，既不利於統計使用率，也不便於新入職的維修人員故障查詢和零部件的更換，影響重復性故障或相關故障的維修效率。

3.老舊設備不能滿足能力驗證的要求

CNAS實驗室的能力認證計劃幾乎每年都有不同的項目，通過實驗室間比對檢驗本單位的實力，通常情況下，實驗室大型儀器因價格昂貴，通常在維護方面是重點對象，故服役期限也較長，所以存在一個問題，可以滿足檢驗標准對儀器的要求，但是對於能力驗證之後的數據，老舊設備通常會得到離群的不滿意結論。

3.原因分析

1.使用人員輕視設備保養

在維修設備時，會發現很多故障是人為的原因，人為故障的出現有兩個原因：

①操作人員對儀器設備使用規程不熟悉或違反操作規程；

②操作者的責任心不強，這兩種情況往往後者佔大多數，如，在維修恆溫恆濕處理箱時發現，有的故障是因為操作者在使用時責任心不強，未細心觀察，加熱槽中水沒過加熱管，就開始加熱，導致加熱管幹燒爆裂或電路燒毀。磁力攪拌器也存在同樣的問題。

2.建立設備維修檔案尤為必要

隨著目前檢測項目的不斷增加，試驗設備種類、數量的逐年遞增，設備的價值越來越高，但是由於設備維修人員的數量限於編制或用人成本，並沒有增。如何盡快熟悉這些品種繁多的設備，了解設備原理和操作方法並能快速處理各種故障，是每個設備維修人員的難題。建立健全設備維修檔案，每台設備建檔，維修人員根據維修申請的要求，通過檔案室資料了解儀器的情況，及時處理故障並將故障現象原因、處理方法、需要的金額等信息做文字留檔。方便實驗室管理員在需要時查閱設備使用情況和維修費用。做好維修記錄檔案對儀器技術改造及報廢鑒定等可提供參考依據[3]。

3.存在不同實驗室更新設備的壓力

與科研檢測單位不同，純粹的第三方檢驗實驗室，往往沒有科研項目的支撐，不能利用科研經費購買先進的檢驗儀器，導致大型設備服役期限會較長，但同時，往往有能力的實驗室，更新了更高精度的先進設備，對此進行的能力驗證，檢驗多個實驗室試驗數據是否離散，往往在多年前購買的設備由於之前生產工藝與現在的檢驗不匹配在數據的准確性和精度上，很容易會偏離平均數據很多[4]。

4.對策與建議

1.試驗設備采購時進行管理

試驗設備的采購是根據試驗的需要進行相應的有目的的采購，並不是大手筆地買進一大堆器材。根據實驗室試驗的需要，在進行添置基本試驗器材的基礎上，謹慎選擇需要購買的器材。試驗器材設備的參數。這是在進行選購時的硬指標――試驗設備的技術參數與精度關乎試驗的最終結果。在試驗中如果發生了屬於試驗器材導致的意外，會造成試驗失敗。因此，在進行對試驗設備的采購時，必須要求它們在質量上達到國家的相關參數，方可進行下一步操作。

設備選型時的性能參數確定有如下三方面：

①與市場上通用的型號比對選型。通過市場調研即可獲得通用型號的參數是否滿足檢測需求。

②按照檢驗標准中對儀器的技術參數要求選型。標准中對儀器性能、精度的要求，是考察采購設備的重要參數。

③與同類質檢機構中選購的儀器對比選型。

可咨詢具有同類檢測項目的同行實驗室所采購的儀器，因為有一段時間的使用經驗，更能對儀器的性能及售後有較全面的了解。此外，還可以咨詢計量檢定機構，由於這類單位經常出具校準報告的原因，這類機構對某類產品的性能能夠提供更為精準的數據支持。

選擇信譽與質量過硬的廠家，在條件允許的情況下雙方可以達成長期合作的關系。選擇這樣的廠家不僅使產品質量得到保障，在產品出現一些問題時可以自主找到供應商，雙方進行協商，友好解決問題，減少試驗中出現問題的幾率。在實驗室通用設備，如,恆溫水浴鍋、天平等儀器，選擇過硬的經銷商來供應產品，此類產品由於供應量大，廠家在實驗室當地都有經銷商負責供應及售後問題。通過此類渠道，利用經銷商的銷量，可以獲得更好的價格折扣。此外在售後維修時，較大的經銷商通常在當地有備件庫，能夠較快地解決儀器故障。在采購較高價格的儀器時，通常直接與廠家聯系購買，可以省去不必要的中間商環節。對購買昂貴的進口儀器時，往往科研公益等事業單位具備免稅資質，一般會委託專業的儀器進出口公司辦理相關手續，提高辦事效率。

在采購儀器時，還應注意它們的使用年限及注意事項，做好相應的記錄，投入使用前應進行檢定或校準。對於大型試驗器材，它們的保養可能會有一些麻煩，在購入這些儀器設備時，要關注它們的注意事項，派人進行相應的學習與培訓，降低在以後的使用中對它們的損傷，延長它們的使用壽命。有些試驗器材是不可以放在一起的，比如有的器材會帶有磁性，而一些測量用的設備對准確度的要求較高，因此，在擺放器材時要注意它們之間是否相互影響。對於使用年限，管理者必須要有明確的記錄，這對試驗的准確性有重大意義。所以要對試驗器材進行定期檢查養護，同時建立使用檔案和手冊。

積極利用當地科學技術委員會、科技局頒布的引進先進設備的政策優惠，對符合資質的科研機構向當地海關機關進行儀器購置免稅申請，降低采購先進進口儀器的成本。

2.合理配置實驗室的工藝布局

實驗室建設包括：檢測儀器設備的更新，在設備的更新換代上，已經得到普遍的重視，在維修過程中發現在環境和空間使用上的投入也是不容忽視的。夏天的天氣潮濕，儀器易發霉而損壞，尤其是光學儀器在配置的同時，需放置在恆溫恆濕實驗室或要購置抽濕機、空調機等作為基礎儀器來降低空氣濕度，減少維修管理成本。另外，在維修時經常發現某實驗室堆放大量的儀器，不重視儀器之間干擾的重要性。另外，受房屋布局影響，實驗室空間分配不合理，有的實驗室空間有限，不得不把某一檢測項目的試驗儀器和水池、精密電子儀器放在一個實驗室，這樣容易導致電子儀器腐蝕嚴重。有的實驗室原本有下水道管路，較為潮濕，放置電子天平等試驗設備，對天平的精度影響過大；再如有些實驗室將用到的機電設備一字排開，儀器之間「親密接觸」，未考慮干擾和散熱。所以設備在安置時應綜合考慮安置空間，以防設備之間及環境帶來的影響，降低維修成本。

安全、效率、舒適是理想實驗室環境的三大要素，實驗室的建設，不僅是單純的建設實驗室與選購合理的儀器設備，更要考慮到實驗室的總體規劃，合理的布局和平面設計，以及供水、供電、通風、安全措施、物料傳遞等設備和基本條件。精密儀器可考慮朝北避陽，並可以節約空調製冷量。精密儀器的安置應垂直於北側的窗戶，以防產生陰影或目眩；操作台建於東側；化學葯品宜安放於西側，避免陽光直曬。有防震要求的儀器如，力學室、天平室、精密儀器室，一般可以建操作台放置。精密儀器應該減少震動、粉塵等干擾。。。化驗檢測室的布置要便於試驗員的操作、方便快捷地填寫原始記錄。

3.加強操作人員動手能力的培養

儀器設備故障一般有三種原因，操作者誤操作、保管環境不良和儀器產品質量較差，從筆者的經驗來看，實際情況在設備操作中使用者誤操作造成的故障佔主要，其餘兩項為可控因素。所以對操作人員動手能力的培養是減少儀器故障產生的一個重要因素。為了提高操作者的動手能力，應先由實驗室管理者組織儀器供應商的售後工程師或維修管理人員進行操作前的實操培訓。在做試驗之前對儀器設備的主要零部件，進行認真仔細的檢查，仔細觀察並動手操作儀器設備本身接插件有沒有接插好、松脫、磨損等，清除儀器設備關鍵零部件上的污垢、塵埃、腐蝕、漏液等，防止故障產生。其次，操作者必須掌握儀器隨機所帶的手冊和各種技術資料及數據的內容，並認真按要求操作一遍。專業工程師對操作者應進行儀器使用培訓，對儀器的使用方法和使用注意事項、儀器的結構組成進行細致講解，以防止因誤操作造成儀器故障。

4.健全儀器設備技術檔案

①檔案的建立及保管

設備管理員應協助資料管理員建立設備檔案，在設備管理員經手的前期購置調研資料、購買合同、設備驗收單以及隨機而來的說明書等資料應及時移交檔案管理部門，保證檔案內的手續齊全。做好相應的管理與健全分析檔案，才能更好地使用這些設備，延長它們的使用壽命。因此，在每次試驗完成後，清洗完試驗設備，都要做好相應的記錄。這樣的做法不僅是一種對設備的養護，在日後查找問題出現的原因時也提供了方便。在建立了檔案後，需要管理人員分門別類地進行管理，方便日後進行相關資料的查找。

②檔案應具有內容

大型精密儀器的技術檔案，內容包括項目論證材料、說明書、操作步驟、附件儀器日常運轉情況等。為了保障大型儀器設備的正常運轉首先要做好儀器設備的檔案管理。大型儀器在購置、安裝、驗收後進行正常使用，將相關材料歸類進檔，建立儀器檔案主要包括技術檔案、儀器使用記錄本、維修保養記錄等，這是保證儀器高效運轉以及進行技術改造等方面的依據。為了保證儀器處於最佳的技術狀態，每次儀器使用詳情也需登記在專用本上，記錄使用人、使用內容、開機機時數、使用運轉情況、維護保養、故障排除情況、損壞及原因等情況，將試驗數據保留存入檔案，只有嚴格地做好檔案管理，能保障儀器設備的完好率，提高使用效益。檔案借閱須有文字記錄，責任到人，以免丟失。

③設備檔案應有維修記錄

對每次維護及維修應有文字記錄歸檔，如維護設備時發現的問題，維修設備時的故障現象，解決思路，及最後的診斷結論及處理方法。重視對設備電氣及機械原理圖紙的學習，對調用頻繁的圖紙，需覆膜處理，保證其潔凈可看，不被現場維修的油污污染。每台儀器設備還須備有儀器維修保養記錄本和儀器使用記錄本，某台儀器何時出現過什麼故障、修理情況，在儀器維修保養記錄上做好記錄，為儀器以後的正常運轉與日常維護提供詳細的檔案資料。

5.維修隊伍建設

要保證試驗儀器設備的正常運行，不僅要有足夠的維修經費，還要保證設備維修的及時性，依靠廠商來維修，又耗錢又費時，因此，本單位應逐步培養自己的維修隊伍，對設備進行定期維護，每年設備主管部門應依據實際情況，制定全年儀器設備維護計劃，這樣既節省資金，又可保證維修的實時性，所以，立足本單位，組建精練高效的維修隊伍，是保證儀器正常運行的必要條件。定期對技術人員、管理人員進行技術培訓，提高維修技能和管理水平，通過實踐，不斷積累維修經驗。

6.重視耗材和維修備件的采購

購買進口儀器搭配的耗材往往為進口原裝耗材，在考慮到保證試驗數據准確不受影響的前提下，可以嘗試使用國產耗材及備件，降低檢測成本。如原子吸收使用的元素燈，為分析儀器進樣使用的熱脫附儀中的進樣管，當前都有性能穩定的國產替代耗材，價格比進口耗材要低很多。對經常用到的維修備件，應有備件，以減少發生問題時再去購買的時間成本。

對實驗室儀器設備的管理與維護，不僅可以提高實驗室儀器設備管理標准化程度，進一步提高實驗室設備有效使用率；還可以加強實驗室儀器設備安全管理，對試驗的順利完成是有著重要作用的。制定嚴格的實驗室設備儀器管理與維護的規章制度，對保證試驗質量有著重大意義[5]。全面提高管理人員的綜合素質，加強操作者的責任心，健全儀器維修檔案，不但解決了對維修要求高、任務重、時間緊的問題，更為檢測試驗節約了成本，提高了試驗儀器的使用效率，為建設科學、公正、准確、高效的檢測服務平台提供有力的保障。

J. 設備檔案的檔案內容

設備檔案一般包括設備前期與後期兩部分。前期檔案包括設各訂購、隨機供給和安裝驗收的材料：後期檔案包括使用後各種管理與修理的材料。 訂貨合同；
裝箱單和說明書及資料、附件、工具明細表（原件）；
出廠合格證書、出廠精度（性能）檢驗記錄（原件）；
開箱驗收單；
自製設備的有關說明及圖紙、資料；
設備基礎及隱蔽工程圖紙；
動力管線圖紙；
安裝、調試驗收單；
購入二手設備的有關原始材料。 設備使用初期狀況記錄；
定期維護記錄；
定期檢查和監測記錄；
設備故障分析報告；
設備檢修記錄；
設備封存（啟用）單；
設備潤滑卡片；
大修任務書與竣工驗收報告；
技術改造申請書及項目技術經濟論證報告；
技術改造說明書與圖紙及試用效果鑒定；
設備事故報告單；
設備報廢單。